Pojęcie doby pracowniczej Doba pracownicza obejmuje kolejne 24 godziny, ale nie muszą one pokrywać się z dobą astronomiczną i mogą przypadać na godziny różnych dni kalendarzowych. Doba pracownicza oznacza kolejne 24 godziny, z których 8 przypada na porę nocną, a 16 na porę dzienną, w ciągu których rozliczana jest dobowa norma czasu pracownicza jest ruchoma, a godziny ją wyznaczające mogą być zindywidualizowane dla poszczególnych pracowników. Po nowelizacji kodeksu pracy dokonanej ustawą z dnia 14 listopada 2003 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 213, poz. 2081) w art. 128 § 3 pkt 1 wprowadzona została definicja doby pracowniczej, przez którą należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Kiedy zaczyna się doba pracownicza? Wprowadzenie legalnej definicji doby pracowniczej rozwiązało istniejący spór o ustalenie momentu, od którego liczy się początek doby pracowniczej. Nie było zgody w kwestii, czy jest to godzina rozpoczęcia pracy przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym, czy też w danym dniu pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy. Wprowadzone rozwiązanie legislacyjne dało wyraz poglądowi, zgodnie z którym kolejne 24 godziny liczy się od momentu rozpoczęcia przez pracownika pracy w danym dniu na danej zmianie, zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Ustalona w ten sposób doba pracownicza kończy się więc z upływem 24 godzin liczonych od rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Okres rozliczeniowy Ustalanie doby rozliczeniowej w oderwaniu od rozkładu czasu pracy konkretnego pracownika nie byłoby uzasadnione. Wprowadzenie sztywnej granicy doby rozliczeniowej, np. w systemie równoważnych norm mogłoby prowadzić do wykonywania pracy nieprzerwanie przez 24 godziny (w przypadku pracy przez 12 godzin w drugiej połowie jednej doby i przez 12 godzin w pierwszej połowie następnej doby). Oznacza to, że w ciągu jednego okresu rozliczeniowego granice doby pracowniczej mogą się zmieniać. Pracodawca, planując pracownikowi zmianę godzin rozpoczynania pracy nie powinien ustalać godziny rozpoczynania pracy, jeśli nie skończyła się jeszcze doba, w której pracownik ostatnio pozostawał do jego dyspozycji. Od 1 stycznia 2004 r. każdemu pracownikowi przysługuje ponadto w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Nie dotyczy to pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników, którzy wykonywali pracę w związku z koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. W powyższych przypadkach pracownikom przysługuje w okresie rozliczeniowym równoważny okres odpoczynku (art. 132 ustawowej definicji doby pracowniczej spowodowało, że w świetle prawa niemożliwe staje się przejście pracownika ze zmiany popołudniowej na zmianę przedpołudniową bez ponaddobowej przerwy. W przeciwnym razie pracodawca dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika z powodu planowania pracy w godzinach nadliczbowych bez zaistnienia szczególnych przesłanek dopuszczalności stosowania pracy w godzinach nadliczbowych. Przykład 1 Pracownik, który zgodnie z rozkładem czasu pracy pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach - przyszedł do pracy w niedzielę na 2 godziny Niedziela jest jego dniem wolnym od pracy. Czy jego czas pracy w poniedziałek od należy zaliczyć do doby pracowniczej niedzielnej, czy też udzielić tylko dnia wolnego za pracę w niedzielę? Doba niedzielna i świąteczna zostały wyraźnie sprecyzowane w kodeksie pracy. Przepis art. 1519 § 2 stanowi, że doba niedzielna lub świąteczna obejmuje 24 kolejne godziny między godzinami kalendarzowej niedzieli lub dnia świątecznego a godziną następnego dnia kalendarzowego, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Jeśli więc pracodawca w danym zakładzie nie sprecyzował innych granic czasowych niedzieli, to godziny pracy od do w poniedziałek będą rozliczane w ramach doby poniedziałkowej. Należy też pamiętać, że niedopuszczalne jest zlecanie pracownikom pracy w niedziele i święta w godzinach nadliczbowych, ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, jeżeli art. 15110 nie zezwala w danym przypadku na pracę w niedzielę lub święto. Praca w godzinach nadliczbowych w te dni jest dopuszczalna jedynie w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej dla ochrony życia i zdrowia ludzkiego albo dla ochrony mienia lub usunięcia awarii. Pracownicy, w stosunku do których dozwolona jest praca w niedziele lub święta na mocy art. 15110 pkt 2 – 10 mogą być zatrudniani w te dni również ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Zgodnie z art. 15111 § 1 i 2 pracownikowi zatrudnionemu w niedzielę pracodawca obowiązany jest zapewnić inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. Jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie w ustalonym terminie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego, a w razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w tym terminie – 100% dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę. W razie nie udzielenia przez pracodawcę w okresie rozliczeniowym innego dnia wolnego od pracy w zamian za dozwoloną pracę świadczoną w niedzielę lub święto pracownikowi przysługuje za każdą godzinę takiej pracy tylko jeden dodatek przewidziany w art. 15111 § 2 lub § 3 czyli 100% (uchwała SN z dnia 15 lutego 2006 r., II PZP 11/05). Udzielenie pracownikowi zastępczego dnia wolnego od pracy oznacza zwolnienie go z całej dniówki roboczej, nawet jeśli nie mieści się ona w ramach doby kalendarzowej i kończy się następnego dnia. Za pracę w niedzielę, niezależnie od liczby przepracowanych w tym dniu godzin (nawet za dwie, tak jak miało to miejsce w opisanym przypadku), pracownikowi przysługuje cały wolny dzień, który nie może przypadać w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy. Mamy wówczas do czynienia z sytuacją, w której pracownik faktycznie nie przepracuje zaplanowanego mu czasu pracy. Za te nieprzepracowane godziny pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przykład 2 Pracownik miał zaplanowane w rozkładzie czasu pracy, że we wtorek pracuje od do Faktycznie świadczyła pracę od do Czy to oznacza, że w środę może przyjść do pracy najwcześniej na (11-godzinny odpoczynek) i na którą godzinę powinien przychodzić do pracy w czwartek i piątek, aby nie nastąpiło przekroczenie doby pracowniczej? Tak, w środę pracownik może najwcześniej przyjść do pracy na godzinę Jeśli w rozkładzie ma zaplanowaną pracę od do to tego dnia planowo może pracować tylko do godziny W godzinach od do jest zwolniony z obowiązku wykonywania pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (zorganizowanie pracy w sposób powodujący przesunięcie wykorzystanie dobowego odpoczynku). Za godziny te pracownikowi przysługuje wynagrodzenie określone w art. 81 Praca przekraczająca tę godzinę będzie pracą w godzinach nadliczbowych. Oznacza to, że w czwartek i w piątek pracownik może mieć zaplanowaną pracę tak jak wcześniej, czyli od godziny do

Nie bez powodu równoważny czas pracy dla wielu przedsiębiorców okazuje się najkorzystniejszym rozwiązaniem i pozwala na sprawne wykonanie różnego rodzaju obowiązków. Dzięki temu, że w danym tygodniu możemy wydłużyć poszczególne zmiany pracowników, a inne skrócić, zyskujemy czas pracy dopasowany do potrzeb działalności danej firmy. Tego typu tryb pracy staje się szczególnie pomocny w takich branżach jak hotelarstwo czy catering, w których liczba obowiązków jest uzależniona od klientów i od różnego rodzaju uroczystości. Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że równoważny czas pracy wiąże się z wieloma trudnościami podczas układania grafiku, które trzeba wziąć pod uwagę, aby nie złamać przepisów Kodeksu pracy. O czym warto pamiętać, decydując się na równoważny czas pracy? Przechodząc w danym przedsiębiorstwie na równoważny czas pracy, warto zwrócić uwagę na fakt, że możemy wydłużyć dobowe zmiany do 12 godzin, skracając je jednocześnie w innych dniach w taki sposób, aby wzajemnie się ze sobą równoważyły. W praktyce oznacza to, że pracownik w ciągu tygodnia nie powinien przepracować więcej niż około 40 godzin, zachowując przy tym zasady dotyczące dobowego odpoczynku i odpowiedniej liczby dni wolnych. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca może zapłacić dotkliwe kary finansowe, które nadwyręża budżet firmy i doprowadzą do nieplanowanych wydatków. Dlatego też równoważny czas pracy bardzo często wymaga dokładnego przemyślenia wszystkich zmian pracowników i kilkukrotnego sprawdzenia, czy działamy zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi zasadami. Decydując się na równoważny czas pracy, powinniśmy między innymi pamiętać o tym, że pracownik w ciągu doby musi mieć zapewnione przynajmniej 13 godzin odpoczynku, co w Kodeksie pracy nazywa się odpoczynek dobowym. Oprócz tego warto zwrócić szczególną uwagę na dni wolne – w ciągu miesiąca pracownik powinien uzyskać co 4 niedzielę wolną oraz inny dzień wolny w sytuacji, gdy pracuje również w niedziele. Dlatego też w sytuacji, gdy zatrudniamy więcej osób, odpowiednie zaplanowanie grafiku może okazać się dużym wyzwaniem. Warto również pamiętać, że w przypadku równoważnego czasu pracy zatrudnione osoby muszą otrzymać grafik najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem nowego miesiąca. Równoważny czas pracy – jak przyspieszyć układanie grafiku? Przedsiębiorcy, którzy decydują się na równoważny czas pracy, coraz chętniej korzystają z narzędzi ułatwiających planowanie grafików. Jednym z nich jest specjalny program Grafik Optymalny, który samodzielnie kontroluje, czy pracodawca nie przekroczył dowolnej liczby godzin w zmianach poszczególnych pracowników oraz czy zapewnił im wymagany w Kodeksie pracy odpoczynek. Ponadto profesjonalny program do tworzenia grafików pozwala na uniknięcie nadgodzin, które okazują się dodatkowo płatne i tym samym narażają firmę na więcej nieplanowanych wydatków. Warto przy tym zwrócić uwagę na fakt, że program Grafik Optymalny jest kompatybilny z różnymi urządzeniami, dzięki czemu zyskujemy możliwość sprawnego informowania pracowników o nowym grafiku i tym samym zmniejszamy ryzyko pojawienia się wszelkiego rodzaju niedomówień.

Pytanie: Jesteśmy firmą produkcyjną, nasz grafik wygląda następująco: są 4 zmiany pracujące po 12 h bez względu na święta i niedziele. Produkcja trwa 24 h na dobę. Jedna zmiana przychodzi na dzień na 12 h, nastepnie kolejnego dnia przychodzi na noc na 12 h. Zmiana ta po nocy ma 2 dni wolnego. Każda zmiana pracuje w systemie równoważnym. W miesiącu zdarza się, że zmiana przekracza dobową normę o 8 h (12 h × 4 zmiany w tygodniu), w takiej sytuacji płacimy 100% dodatek do wynagrodzenia za pracę, pomimo tego, że w następnym tygodniu zmiana ta ma do przepracowania 36 h. Do tego płacimy dodatek w wysokości 20% za noce (między godz. od a rano) oraz dodatek za przepracowane godziny nadliczbowe w wysokości 50%. Czy postępujemy prawidłowo? Czy za sobotę pracownikowi należy się oprócz dnia wolnego dodatek w wysokości 100% do wynagrodzenia? Jak wygląda wynagrodzenie za niedziele? Sprawdź, jaka jest odpowiedź eksperta. Odpowiedź: Niestety, wyjaśnienia zawarte w pytaniu nie są wystarczające do udzielenia wyczerpującej odpowiedzi. Spostrzeżenia, co do których mogę się wypowiedzieć, są następujące: Po pierwsze, macie Państwo zatrudnionych zbyt mało pracowników. Firma, która chce, żeby praca była świadczona przez 7 dni w tygodniu – po 24 godziny na dobę – musi mieć zatrudnionych 5 brygad. Do obsługi bowiem jednego stanowiska w przypadku takiej pracy potrzeba 4,7 pracownika. Oznacza to wymóg posiadania 4 brygad pracujących na cały etat i jeszcze jednej brygady zatrudnionej na część etatu (albo na cały etat, ale wtedy, żeby wszyscy pracownicy wypracowali wymiar czasu pracy na dany rok, w niektóre dni na jednej zmianie powinno być 2 pracowników). Skoro macie Państwo zbyt małą liczbę zatrudnionych osób, oznacza to planowanie pracy nadliczbowej. W razie kontroli inspektora Państwowej Inspekcji Pracy możecie mieć Państwo z tego tytułu poważne nieprzyjemności. O tym, że macie Państwo zbyt mało pracowników, przekonuje dokonanie prostego obliczenia: Wymiar czasu pracy na styczeń br. to 176 godzin. Jeżeli firma ma prowadzić produkcję przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę, to w styczniu br. praca musi być wykonywana przez 744 godziny (31 dni po 24 godziny). Natomiast 4 brygady są w stanie wypracować tylko 704 godziny (4 brygady × 176 godzin), a więc zbyt mało. A proszę jeszcze wziąć pod uwagę, że każdy z pracowników ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni, co w skali roku kalendarzowego oznacza dużą liczbę zaplanowanych nadgodzin (ponieważ w takim przypadku nie da się zorganizować pracy firmy bez pracy nadliczbowej pracowników). To, że Państwo płacicie wymagane przez Kodeks pracy dodatki, nie oznacza, że nie naruszacie przepisów o czasie pracy. Za planowanie nadgodzin inspektor PIP może nałożyć mandat za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, jakim jest łamanie przepisów o czasie pracy. Kolejna kwestia to – jak się wydaje po lekturze pytania – rozliczanie czasu pracy pracowników w tygodniowym okresie rozliczeniowym i płacenie za przekroczenie dobowej normy czasu pracy. W systemie równoważnego czasu pracy, pracą nadliczbową jest praca ponad obowiązujący pracownika przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Zatem, gdyby pracownicy musieli zostać w hali produkcyjnej 13 godzin na dobę – wtedy należałoby im zapłacić za przekroczenie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Jeśli przekroczenie nie miałoby miejsca w porze nocnej ani dniu wyznaczonym dla pracowników jako dzień wolny z tytułu niedzieli lub święta – dodatek powinien wynosić 50%. Zupełnie niejasna jest więc informacja, że „W miesiącu zdarza się, że zmiana przekracza dobową normę o 8 h (12 h 4 zmiany w tygodniu), w takiej sytuacji płacimy 100% za przekroczenie, mimo że w następnym tygodniu zmiana ma 36 h”. Z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy i przeciętnej 40-tygodniowej normy czasu pracy wynika, że nie trzeba płacić dodatku z tytułu przekroczenia 40 godzin w tygodniu, jeśli w innym tygodniu tego samego okresu rozliczeniowego praca będzie świadczona krócej. W całym okresie rozliczeniowym średnio w tygodniu praca nie może przekroczyć 40 godzin. Dopuszczalne więc jest, że w jednym tygodniu pracownik pracuje ponad 40 godzin, byle w innym pracował odpowiednio krócej. Ma się to zbilansować w ramach okresu rozliczeniowego. Jeśli jednak pracownik pracował na tyle dużo, że średnio w tygodniu przekroczył 40 godzin – wtedy trzeba płacić 100% dodatek za przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy. Opierając się na informacji z pytania, można zrozumieć, że stosujecie Państwo tygodniowy okres rozliczeniowy, a nie macie takiego obowiązku, gdyż Kodeks pracy daje Państwu prawo do rozliczania czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Z informacji, że: „jedna zmiana przychodzi na dzień na 12h, później przychodzi na noc na 12 h kolejnego dnia. I ma po nocy 2 dni wolnego” nie można wyciągnąć wniosku co do tego, czy rozkład czasu pracy stosowany w Państwa firmie jest prawidłowy. Dlatego wyjaśniam, że rozliczanie dobowego wymiaru czasu pracy następuje w ramach doby pracowniczej. Proszę pamiętać, że doba pracownicza nie musi rozpoczynać się wraz z dobą kalendarzową. Zatem, jeśli pracownik zaczyna pracę jednego dnia np. w poniedziałek o godz. i pracuje do to następna doba, w której może przyjść do pracy, rozpoczyna się o we wtorek. Jeśli natomiast chodzi o liczbę dni wolnych, to proszę pamiętać, że pracownik zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy musi mieć w swoim rozkładzie czasu pracy zaplanowane tyle dni wolnych, ile w okresie rozliczeniowym jest: - niedziel, - świąt, - tygodni a oprócz tego dni wolne równoważące pracę w ramach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. W lutym br. wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Pracownik wykonujący pracę po 12 godzin na dobę powinien mieć w harmonogramie czasu pracy na ten miesiąc uwzględnione: -14 dni pracy (12 godzin × 14 dni = 168 godzin), - 4 dni wolne z tytułu niedzieli, z tym że co 4 tygodnie dzień wolny z tytułu niedzieli musi „pokrywać się” z niedzielą kalendarzową, - 4 dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, 7 dni wolnych równoważących pracę w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy (29 dni w lutym – 14 dni pracy – 8 dni wolnych z tytułu niedzieli i przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy = 7 dni wolnych z tytułu pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy). Proszę zauważyć, że planowanie mniejszej liczby dni wolnych stanowi naruszenie przepisów o czasie pracy. Odpowiadając na pytanie dotyczące czasu pracy pracowników biurowych, informuję, że jeśli w zamian za pracę w sobotę (która w harmonogramie czasu pracy pierwotnie była zaplanowana jako dzień wolny, ale pracodawca wezwał pracownika do pracy w tym dniu) pracownik otrzyma – do końca okresu rozliczeniowego – inny dzień wolny, to nie dojdzie do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy i nie trzeba płacić pracownikowi 100% dodatku do wynagrodzenia. Gdyby w sobotę pracownik biurowy przekroczył dobową normę czasu pracy i dostał inny dzień wolny, wtedy należałoby zrekompensować tylko przekroczenie dobowej normy, nie dojdzie natomiast do przekroczenia normy średniotygodniowej. Gdyby natomiast pracownik nie otrzymał innego dnia wolnego, wtedy dojdzie do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy i wypłata 100% dodatku do wynagrodzenia będzie konieczna. Pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy: 1) w zamian za pracę w niedzielę – w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, 2) w zamian za pracę w święto – w ciągu okresu rozliczeniowego. Jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie w terminie określonym wyżej dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego. W razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w tym terminie pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w niedzielę. Jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie w terminie określonym wyżej dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w święto. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok z 15 lutego 2006 r. sygn. akt: II PZP 11/05) za nieudzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto przysługuje tylko jeden dodatek na podstawie art. 151 11 kp, nawet jeżeli z tego powodu została przekroczona przeciętna tygodniowa norma czasu pracy. Poglądu Sądu Najwyższego nie podziela ani Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (pismo DPR I 0700 – 33/06), ani Główna Inspekcja Pracy (która po wyroku Sądu Najwyższego, podtrzymała stanowisko Komisji Prawnej Głównej Inspekcji Pracy z 9 lutego 2005 r. o dwóch dodatkach za nieudzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę). Podstawa prawna: art. 135, art. 148, art. 151 § 1 i § 2 i art. 1513 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ( z 1998 r. nr 21, poz. 94). Autor: Monika Frączek, starszy specjalista z Departamentu Prawa Pracy, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Odpowiedź udzielona: 12 lutego 2008 r.